DAG 92: Opdrachtnummer 10000156450

11 minuten leestijd
Start
1110100ekeken
11 minuten leestijd
1

Hoe betaalt de gemeente een klein bedrag uit aan een van zijn onderdanen? De Middellandman is een gepensioneerde burger, kiezer, iemand die jaarlijks minstens € 1.425,00 (gegevens 2014) aan gemeentelijke belastingen en tarieven betaalt, iemand die zich honderden uren als vrijwilliger voor zijn stad inzet, schuldenvrij en zonder strafblad. Een digibeet die ook nog onderscheiden is met de Erasmusspeld. Hoe wordt zo iemand bejegend als hij op 4 mei 2016 een factuur stuurt?

Eerst even wat uitleg. Het grootste deel van de activiteiten van De Middellandman valt onder vrijwilligerswerk. Alleen voor de lokale TV-programma’s, uitgezonden via Open Rotterdam, wordt een beroep gedaan op subsidies en sponsors. Voor 1 uur landelijke TV gaat de omroepbegroting uit van 60 tot 90 duizend euro. Bij de serie ‘Ode aan Middelland’ ging het om ongeveer € 4.500 per uur. Het toppunt van low budget.

Het project Mooi, Mooier Middelland was zo aardig om als sponsor bij te dragen. De eerste factuur van € 1.500,00 liep via Ron van Gelder, projectleider van de werkgroep Middellandstraat/plein. Hij vroeg mij om een aanvraag en een factuur. Die voldeden aan alle voorwaarden: datum, rekeningnummer, KvK-nummer, bedrijfsstempel, adres, handtekening en uitleg waarom geen BTW in rekening is gebracht (het betreft een zogenaamde journalistieke productie en die is vrij van BTW).

Hierna ontspint zich de volgende mailwisseling.

10 mei: Dave, ambtenaar bij Stadsontwikkeling, schrijft: “Om ons administratiesysteem te laten werken is een aanpassing van beide documenten nodig:

  • op de offerte graag BTW-nummer, e-mailadres en telefoonnummer vermelden.
  • op de factuur graag het inkoopnummer dat je retour ontvangt na aanlevering van de complete offerte.”

Ik ben verbaasd, want BTW-nummer, e-mailadres en telefoonnummer staan zowel op de offerte als op de factuur, maar misschien had Ron van Gelder alleen de factuur naar Dave gestuurd omdat hij dacht dat dat zou volstaan.

11 mei: Ik antwoord Dave. Schrijf ondermeer dat ik een bejaarde Rotterdammer ben en al jaren geld van de gemeente ontvang zonder vreemde mails met verzoeken om extra informatie. Ik vraag of er sprake is van nieuw beleid. Ook geef ik opnieuw mijn BTW-nummer door, al heb ik in de factuur uitgelegd waarom ik niet voor BTW in aanmerking kom.
Dave reageert gelijk. “Ik begrijp dat mijn vragen erg bureaucratisch overkomen. Deze hebben te maken met ons digitale systeem en mijn veronderstelling dat u daar nog niet in opgenomen bent als leverancier. Uit uw bericht maak ik op dat u vaker opdrachten voor de gemeente heeft gedaan. In dat geval staat u al in het systeem en is geen document van u met alle informatie over het bedrijf nodig.” Ik voel me niet direct een leverancier van de gemeente, maar de laatste klussen die ik voor de gemeente heb gedaan waren het produceren van drie lokale TV-series en het adviseren van het Urban Culture Podium. Toch laat Dave diezelfde dag per mail weten dat mijn bedrijf Nico’s Nieuws niet bekend is als leverancier. Dave schrijft dat ik de informatie simpelweg aan de offerte kan toevoegen. Maar die informatie staat er al in. Ik verwijs op 12 mei naar pagina 1 van de offerte en de factuur waar het allemaal op staat. Omdat de betaling aan mij als TV-producent door de nieuwe omroepregelgeving via de lokale omroep moet lopen, informeer ik op 7 juli of er al geld voor mij is overgemaakt. Het antwoord is nee. Ik mail Dave en vraag om opheldering.

8 juli: Het antwoord van Dave: “Na enig speurwerk heb ik bevestigd gekregen dat nog niet uitbetaald is. Sterker nog, de opdracht is officieel nog niet eens verstrekt. Onduidelijk wat er is mis gegaan. Op basis van het bijgevoegde, eerder door u toegezonden, document wordt een opdracht aangemaakt. Na ontvangst van de opdracht kunt u een factuur sturen (met het opdrachtnummer) en wordt het geld overgemaakt.”
Mijn klomp breekt. Waarom moet ik opnieuw een factuur sturen? En zou een excuus niet op zijn plaats zijn, of is men bang voor claims? De normale betalingstermijn voor rekeningen is twee weken.
Dave gooit er nog een schepje bovenop. Om 17.02 mailt hij:

“Beste Nico.

De volgorde is als volgt:

  1. Leverancier dient offerte in (begin mei ontvangen)
  2. Gemeente voert leverancier is systeem in (u was niet bekend als leverancier)
  3. Gemeente voert opdracht aan leverancier in systeem in.
  4. Gemeente geeft opdrachtnummer aan leverancier door
  5. Leverancier dient rekening met opdrachtnummer in.

Stap 4 heeft om mij onbekende reden nog niet plaats gevonden. Indien nu een rekening ingediend wordt, kan en zal deze niet betaald worden. U krijgt op korte termijn alsnog een opdrachtnummer door, waarna de rekening (met het opdrachtnummer) ingediend kan worden en binnen een week betaald zal worden.”

Ik hoef al die uitleg niet, Dave. Give me the fucking money. Ik wil lekker op vakantie. Ik stuur een korte factuur met het toegestuurde inkoopordernummer plus een korte toelichting waarin ik de procedure uitleg en de rol hierin van Ron van Gelder. Hopelijk is het inkoopordernummer hetzelfde als het opdrachtnummer.

Op 13 juli verschijnt Anita van het klantcontactcentrum ten tonele. Ze schrijft: “Helaas is niet duidelijk voor wie dit bericht bestemd is. Wij hebben geen Ron van Gelder in dienst van de gemeente Rotterdam. Is dit wellicht voor TV Rijnmond gedaan? En dat geval kunt u uw bericht naar hen sturen.”
Ik reageer geïrriteerd. Nu wordt mij gevraagd de relatie van Ron van Gelder met de gemeente te bewijzen. Dave en Ron stuur ik een mailtje met het verzoek om de vraag van Anita te beantwoorden. Ook stuur ik Anita nog een paar bewijzen voor het feit dat van Gelder de juiste man is om als sponsor namens de gemeente op te treden. Ik verwijs daarbij naar mijn blog en aflevering 2 van de TV-serie over Middelland waarin hij te horen en te zien is. Ja, Ron van Gelder bestaat.

Vervolgens mengt Dave zich weer in strijd met de mededeling:”Ron van Gelder is inderdaad niet in dienst van de gemeente. Nico Haasbroek dient uit mijn budget betaald te worden.” En aan mij meldt Dave: “Zoals in de opdracht vermeld, moet de factuur ingediend worden via ‘digitalefacturen@rotterdam.nl’. Niet via het klantcontactcentrum.” Geen zin meer om uit te leggen waarom het niet raar was om mijn rekening bij het klantcontactcentrum in te dienen. Ook ontvang ik nog een standaardmail van inkoop@rotterdam.nl met een soort onbegrijpelijk dreigement: “Bij het uitblijven van een reactie binnen 5 werkdagen is deze opdracht door u geaccepteerd.”

Weer een nieuw bericht, nu van Henk, financieel administrateur Gemeente Rotterdam: “Gaarne ontvangen wij een factuur in PDF-format van U welke voldoet aan de door ons gestuurde factuurvereisten.” Ik vraag Dave om raad. Hij antwoordt: “Als u niet weet hoe u een pdf kunt maken, kunt u de factuur uitprinten en opsturen. Naar het Dienstencentrum Financiën.” Ik kies voor de pdf. Er verstrijken weer wat dagen. Dan krijg ik tijdens mijn vakantie in Wenen een mailtje van Margaretha van de serviceorganisatie DC FIN ACCOUNTING: “Geachte Nico Haasbroek, Dit noemen wij geen factuur en mogen wij nooit zo behandelen. Er staat geen kvk nummer en geen BTW nummer op maar ik lees dat het BTW vrij is. Maar ik zie nog steeds geen kvk nummer. Vr.gr. team digitalefacturen@rotterdam.nl”.

Zestien minuten later wordt mijn vakantie opnieuw verstoord met de mededeling, die ik letterlijk citeer: “Geachte Nico, Heb de ene e-mail gelezen dat u geen BTW hoeft te berekenen zou deze achter de factuur doen want op de originele pdf zie ik el dat er een kvk nummer bij staat. Doe de mail er achter en de naam Dave en dan hoop ik dat me collega’s hem gewoon behandelen. En als de I.O. nummer in orde is dan is het zo geregeld dus ik neem hem vandaag meteen in behandeling.”

Ik geef het op en stuur nog één keer deze mailtjes naar Dave met de vraag: “Ik weet niet meer wat ik nu nog moet doen. Wat is je advies?”
Dave antwoordt niet meer. Als ik hem daarom nog één keer bel met de vraag of hij weet hoe het er nu met de betaling voor staat, zegt hij: “Vanuit de gemeente is de betaling gedaan.”

Ik heb nog één allerlaatste vraag: waarom hebben jullie mijn factuur niet gewoon op 5 mei betaald? Dat ordernummer kun je er zelf ook op schrijven.

1 Comment

  1. Nico

    Als ik dit lees ben je er nog snel door heen gekomen. Ik herken deze kafkaanse taferelen bij het indienen van een rekening. Zo werd mijn offerte niet behandeld ondanks dat dave zijn naam er groot op stond want er stond geen concernnaam op; De Stad Rotterdam.

    Ik heb nog een mailtje naar een dame gestuurd dat dit veel makkelijke kan. Waarom niet gewoon een digitaal formulier in vullen. Waarom kan ieder stom web bedrijf dit soort zaken wel regelen en een stad als Rotterdam niet. Als je kijkt hoe snel zorgdeclaraties worden rond gepompt dan weet je dat het ook simpel kan. Ook dan gaat er wel wat fout maar dit systeem van de stad Rotterdam is niet bedoelt om soepel te functioneren. Daar zit absoluut geen denkwerk in maar wel veel starre ambtenaren. Die gewoon hun werk uitvoeren. Maar denkkracht had een goed systeem moeten maken.

    Die brief zal tussen de zelfde raderen verstopt zitten. Het is echt idioot dat zo iets kan in deze tijd en dat er zo weinig lawaai gemaakt wordt.

    Ik ben van de partij als iemand iets harder lawaai gaat maken.

    ellen

Laat een antwoord achter aan ellen Reactie annuleren

Your email address will not be published.